Leg de twee mogelijkheden naast elkaar
Zet ‘Plan een korte beoordelingsperiode als alle bevoegde personen beschikbaar zijn’ en ‘Reserveer meer beoordelingstijd wanneer toestemming van andere partijen werkelijk nodig is’ als kolommen naast elkaar. Gebruik ‘Besluitbevoegdheid en conceptvoorwaarden met communicatieplan’ om in beide kolommen hetzelfde aspect te beoordelen. Wanneer de ene optie een uitgebreidere opdracht omvat, markeer je eerst dat verschil. Een kortere doorlooptijd, lager bedrag of groter bereik kan anders vooral een verschil in afbakening weerspiegelen.
De afweging achter ‘Plan een korte beoordelingsperiode als alle bevoegde personen beschikbaar zijn’ wordt pas duidelijk wanneer je het gevolg bespreekt. Controleer wie deze aanpak in de praktijk moet uitvoeren. Vraag daarna wat er verandert onder ‘Reserveer meer beoordelingstijd wanneer toestemming van andere partijen werkelijk nodig is’. Leg vast welke informatie je daarbij van een ander nodig hebt. Gebruik dit verschil voor ‘Schrijf welke stap een voorstel nog openlaat’, ook als de keuze nog openblijft.
De twee condities in het werkblad
Gebruik de twee waarden als controle op je vergelijking. Eén bevoegde beslisser en een compleet dossier komt uit op 2 werkdagen. Bij aanvullende beoordeling door een tweede partij staat 5 werkdagen. Het verschil bedraagt 3 werkdagen in opwaartse richting. Bespreek of dit verschil voor procesbegeleider zwaar genoeg weegt om de andere mogelijkheid los te laten. De uitkomst van de som en de keuze zelf zijn twee verschillende stappen.
Maak de keuze achter «Schrijf welke stap een voorstel nog openlaat» zichtbaar in twee kolommen. De optie «Plan een korte beoordelingsperiode als alle bevoegde personen beschikbaar zijn» en de optie «Reserveer meer beoordelingstijd wanneer toestemming van andere partijen werkelijk nodig is» vragen mogelijk ander bewijs. Houd 2 werkdagen en 5 werkdagen bij hun eigen conditie en leg uit welke van de twee bruikbaar is voor deze vergelijking. Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Besluitbevoegdheid en conceptvoorwaarden met communicatieplan. Schrijf de doorslaggevende voorwaarde bij jouw voorkeur. Daarmee kan een collega ook een andere conclusie trekken wanneer die voorwaarde verandert. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Werk de vergelijking af met één zin voor het team. Noem de voorkeur, de reden en de voorwaarde die nog moet worden bevestigd. Als ‘Vraag wanneer deelnemers bericht krijgen’ voor die bevestiging nodig is, houd je die taak apart. Zo blijft een voorlopig voordeel herkenbaar als voorlopig.
Maak zichtbaar welke stukken in het dossier zitten en welke eigenschappen pas bij inspectie kunnen worden gecontroleerd. Bij de vraag ‘Schrijf welke stap een voorstel nog openlaat’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over een aanbieder wil tijd om een uitkomst te beoordelen. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
