Scheid de vraag van de stukken
Begin met het materiaal ‘Besluitbevoegdheid en conceptvoorwaarden met communicatieplan’. Schrijf er de herkomst, de beschikbare versie en de datum van de beslissing naast. Als een onderdeel alleen mondeling bekend is, vermeld je wie het kan bevestigen. Zo ontstaat een bruikbaar onderscheid tussen iets dat al in het dossier staat en een verwachting die nog besproken moet worden.
Het werkproduct voor deze stap is ‘Controleer de bevoegdheid van de beslisser’. Zet daarin één open punt apart. In deze casus is dat ‘Welke invloed heeft de tweede conditie op de beslissing?’. Schrijf bij het punt wat je nog nodig hebt om erover te beslissen. Een bron, concrete waarneming of aangewezen verantwoordelijke maakt de vervolgstap beter uitvoerbaar dan een algemene afspraak om later opnieuw te kijken.
De twee condities in het werkblad
Eén bevoegde beslisser en een compleet dossier komt uit op 2 werkdagen. Bij aanvullende beoordeling door een tweede partij staat 5 werkdagen. Het verschil bedraagt 3 werkdagen in opwaartse richting. Bij het inventariseren helpt dit paar om te controleren of ‘Besluitbevoegdheid en conceptvoorwaarden met communicatieplan’ wel beide condities beschrijft. Ontbreekt één kant, dan hoort die beperking in ‘Controleer de bevoegdheid van de beslisser’.
Open voor de inventarisatie een werkregel met als opschrift «Controleer de bevoegdheid van de beslisser». Registreer bij «Eén bevoegde beslisser en een compleet dossier» de waarde 2 werkdagen. Registreer 5 werkdagen op een afzonderlijke regel voor «Aanvullende beoordeling door een tweede partij». Zet naast beide de herkomst, datum en afbakening. Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Besluitbevoegdheid en conceptvoorwaarden met communicatieplan. Komt het benodigde gegeven alleen in een gesprek ter sprake, laat de aangewezen gesprekspartner het dan bevestigen voordat je de regel als gecontroleerd markeert. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Neem ‘Schrijf welke stap een voorstel nog openlaat’ pas op nadat duidelijk is welke informatie daarvoor beschikbaar is. Gebruik je inventaris als overdracht. Zet bij ‘Controleer de bevoegdheid van de beslisser’ de naam van de verantwoordelijke, de nog ontbrekende bron en het moment waarop je het punt opnieuw beoordeelt.
Maak zichtbaar welke stukken in het dossier zitten en welke eigenschappen pas bij inspectie kunnen worden gecontroleerd. Bij de vraag ‘Controleer de bevoegdheid van de beslisser’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over een aanbieder wil tijd om een uitkomst te beoordelen. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
