Scheid de vraag van de stukken
Begin met het materiaal ‘Vooraf vastgelegde criteria en een dossier met bewijsstukken per kandidaat’. Schrijf er de herkomst, de beschikbare versie en de datum van de beslissing naast. Als een onderdeel alleen mondeling bekend is, vermeld je wie het kan bevestigen. Zo ontstaat een bruikbaar onderscheid tussen iets dat al in het dossier staat en een verwachting die nog besproken moet worden.
Het werkproduct voor deze stap is ‘Controleer of de criteria vooraf bekend waren’. Zet daarin één open punt apart. In deze casus is dat ‘Welke invloed heeft de tweede conditie op de beslissing?’. Schrijf bij het punt wat je nog nodig hebt om erover te beslissen. Een bron, concrete waarneming of aangewezen verantwoordelijke maakt de vervolgstap beter uitvoerbaar dan een algemene afspraak om later opnieuw te kijken.
De twee condities in het werkblad
Kandidaat met de uitgebreidere prijspropositie komt uit op 3 punten op een lijst van 5. Bij kandidaat met compleet opleidingsbewijs staat 4 punten op een lijst van 5. Het verschil bedraagt 1 punten op een lijst van 5 in opwaartse richting. Bij het inventariseren helpt dit paar om te controleren of ‘Vooraf vastgelegde criteria en een dossier met bewijsstukken per kandidaat’ wel beide condities beschrijft. Ontbreekt één kant, dan hoort die beperking in ‘Controleer of de criteria vooraf bekend waren’.
Open voor de inventarisatie een werkregel met als opschrift «Controleer of de criteria vooraf bekend waren». Registreer bij «Kandidaat met de uitgebreidere prijspropositie» de waarde 3 punten op een lijst van 5. Registreer 4 punten op een lijst van 5 op een afzonderlijke regel voor «Kandidaat met compleet opleidingsbewijs». Zet naast beide de herkomst, datum en afbakening. Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Vooraf vastgelegde criteria en een dossier met bewijsstukken per kandidaat. Komt het benodigde gegeven alleen in een gesprek ter sprake, laat de aangewezen gesprekspartner het dan bevestigen voordat je de regel als gecontroleerd markeert. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Neem ‘Markeer het ontbrekende bewijs per kandidaat’ pas op nadat duidelijk is welke informatie daarvoor beschikbaar is. Gebruik je inventaris als overdracht. Zet bij ‘Controleer of de criteria vooraf bekend waren’ de naam van de verantwoordelijke, de nog ontbrekende bron en het moment waarop je het punt opnieuw beoordeelt.
Maak zichtbaar welke stukken in het dossier zitten en welke eigenschappen pas bij inspectie kunnen worden gecontroleerd. Bij de vraag ‘Controleer of de criteria vooraf bekend waren’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over de hoogste prijs en een ontbrekende exploitatievoorwaarde. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
