Bereid het vervolggesprek voor
Neem ‘Vooraf vastgelegde criteria en een dossier met bewijsstukken per kandidaat’ mee naar het gesprek en kies vooraf wie de eerste vraag kan beantwoorden. Introduceer het punt met ‘Leg de uiteindelijke beoordeling en bevoegdheid vast’. Geef de ander ruimte om de uitgangspunten te corrigeren. Een bijgesteld gegeven hoort zichtbaar in de afspraak, zodat de volgende betrokkene dezelfde versie gebruikt.
Bereid twee mogelijke vervolgen voor. Bij ‘Vraag beide kandidaten op dezelfde manier om ontbrekende bewijzen voordat wordt vergeleken’ is van belang wie het materiaal controleert. Bij ‘Laat de bevoegde partij besluiten of de procedure kan doorgaan met aantoonbaar vervulde voorwaarden’ wil je weten wanneer opnieuw overleg nodig is. Neem de onzekerheid ‘Welke invloed heeft de tweede conditie op de beslissing?’ in beide routes mee. Een afspraak over het antwoord is concreter als ook een bron, een eigenaar en een eerstvolgend beslismoment zijn genoemd.
De twee condities in het werkblad
Neem het verschil als concrete gespreksvraag mee. Kandidaat met de uitgebreidere prijspropositie komt uit op 3 punten op een lijst van 5. Bij kandidaat met compleet opleidingsbewijs staat 4 punten op een lijst van 5. Het verschil bedraagt 1 punten op een lijst van 5 in opwaartse richting. Laat de gesprekspartner aanwijzen welk uitgangspunt hij of zij herkent, en welk gegeven eerst verduidelijking nodig heeft. Noteer een correctie als nieuwe informatie, met de naam van het stuk waaruit die blijkt.
Bereid voor «Leg de uiteindelijke beoordeling en bevoegdheid vast» één concrete vraag aan de gesprekspartner voor. Onder welke voorwaarde geldt «Kandidaat met de uitgebreidere prijspropositie», en wie kan uitleggen waarom bij «Kandidaat met compleet opleidingsbewijs» een waarde van 4 punten op een lijst van 5 wordt gebruikt? Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Vooraf vastgelegde criteria en een dossier met bewijsstukken per kandidaat. Noteer bij Leg de uiteindelijke beoordeling en bevoegdheid vast wie het antwoord geeft en wanneer de bevestiging terugkomt. Lees de afspraak terug aan degene die het volgende werkstuk oplevert, zodat het oorspronkelijke voorbeeld en de eigen aantekening uit elkaar blijven. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Lees de afspraak aan het einde hardop terug. Is expliciet wie ‘Controleer of de criteria vooraf bekend waren’ uitvoert, welke informatie die persoon meekrijgt en wanneer een nieuw gesprek zinvol is? Voeg de afspraak toe aan ‘Leg de uiteindelijke beoordeling en bevoegdheid vast’ en leg een wijziging vast wanneer de bron of de situatie verandert.
Maak zichtbaar welke stukken in het dossier zitten en welke eigenschappen pas bij inspectie kunnen worden gecontroleerd. Bij de vraag ‘Leg de uiteindelijke beoordeling en bevoegdheid vast’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over de hoogste prijs en een ontbrekende exploitatievoorwaarde. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
