Scheid de vraag van de stukken
Begin met het materiaal ‘Versielijst, oorspronkelijke foto en gecorrigeerde objectkaart’. Schrijf er de herkomst, de beschikbare versie en de datum van de beslissing naast. Als een onderdeel alleen mondeling bekend is, vermeld je wie het kan bevestigen. Zo ontstaat een bruikbaar onderscheid tussen iets dat al in het dossier staat en een verwachting die nog besproken moet worden.
Het werkproduct voor deze stap is ‘Bewaar de oorspronkelijke fiche in het dossier’. Zet daarin één open punt apart. In deze casus is dat ‘Welke invloed heeft de tweede conditie op de beslissing?’. Schrijf bij het punt wat je nog nodig hebt om erover te beslissen. Een bron, concrete waarneming of aangewezen verantwoordelijke maakt de vervolgstap beter uitvoerbaar dan een algemene afspraak om later opnieuw te kijken.
De twee condities in het werkblad
Vroege ontdekking door de aanbieder komt uit op 54 uren. Bij ontdekking op de laatste dag staat 6 uren. Het verschil bedraagt 48 uren in neerwaartse richting. Bij het inventariseren helpt dit paar om te controleren of ‘Versielijst, oorspronkelijke foto en gecorrigeerde objectkaart’ wel beide condities beschrijft. Ontbreekt één kant, dan hoort die beperking in ‘Bewaar de oorspronkelijke fiche in het dossier’.
Open voor de inventarisatie een werkregel met als opschrift «Bewaar de oorspronkelijke fiche in het dossier». Registreer bij «Vroege ontdekking door de aanbieder» de waarde 54 uren. Registreer 6 uren op een afzonderlijke regel voor «Ontdekking op de laatste dag». Zet naast beide de herkomst, datum en afbakening. Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Versielijst, oorspronkelijke foto en gecorrigeerde objectkaart. Komt het benodigde gegeven alleen in een gesprek ter sprake, laat de aangewezen gesprekspartner het dan bevestigen voordat je de regel als gecontroleerd markeert. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Neem ‘Verifieer nummer op de fysieke machine’ pas op nadat duidelijk is welke informatie daarvoor beschikbaar is. Gebruik je inventaris als overdracht. Zet bij ‘Bewaar de oorspronkelijke fiche in het dossier’ de naam van de verantwoordelijke, de nog ontbrekende bron en het moment waarop je het punt opnieuw beoordeelt.
Maak zichtbaar welke stukken in het dossier zitten en welke eigenschappen pas bij inspectie kunnen worden gecontroleerd. Bij de vraag ‘Bewaar de oorspronkelijke fiche in het dossier’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over een objectnummer verandert na de eerste publicatie. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
