Bereid het vervolggesprek voor
Neem ‘Versielijst, oorspronkelijke foto en gecorrigeerde objectkaart’ mee naar het gesprek en kies vooraf wie de eerste vraag kan beantwoorden. Introduceer het punt met ‘Documenteer wie over de procesplanning besluit’. Geef de ander ruimte om de uitgangspunten te corrigeren. Een bijgesteld gegeven hoort zichtbaar in de afspraak, zodat de volgende betrokkene dezelfde versie gebruikt.
Bereid twee mogelijke vervolgen voor. Bij ‘Publiceer een traceerbare correctie als de wijziging helder en tijdig kan worden uitgelegd’ is van belang wie het materiaal controleert. Bij ‘Laat de bevoegde partij beoordelen of de procedure moet worden aangepast als de wijziging materieel is’ wil je weten wanneer opnieuw overleg nodig is. Neem de onzekerheid ‘Welke invloed heeft de tweede conditie op de beslissing?’ in beide routes mee. Een afspraak over het antwoord is concreter als ook een bron, een eigenaar en een eerstvolgend beslismoment zijn genoemd.
De twee condities in het werkblad
Neem het verschil als concrete gespreksvraag mee. Vroege ontdekking door de aanbieder komt uit op 54 uren. Bij ontdekking op de laatste dag staat 6 uren. Het verschil bedraagt 48 uren in neerwaartse richting. Laat de gesprekspartner aanwijzen welk uitgangspunt hij of zij herkent, en welk gegeven eerst verduidelijking nodig heeft. Noteer een correctie als nieuwe informatie, met de naam van het stuk waaruit die blijkt.
Bereid voor «Documenteer wie over de procesplanning besluit» één concrete vraag aan de gesprekspartner voor. Onder welke voorwaarde geldt «Vroege ontdekking door de aanbieder», en wie kan uitleggen waarom bij «Ontdekking op de laatste dag» een waarde van 6 uren wordt gebruikt? Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Versielijst, oorspronkelijke foto en gecorrigeerde objectkaart. Noteer bij Documenteer wie over de procesplanning besluit wie het antwoord geeft en wanneer de bevestiging terugkomt. Lees de afspraak terug aan degene die het volgende werkstuk oplevert, zodat het oorspronkelijke voorbeeld en de eigen aantekening uit elkaar blijven. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Lees de afspraak aan het einde hardop terug. Is expliciet wie ‘Bewaar de oorspronkelijke fiche in het dossier’ uitvoert, welke informatie die persoon meekrijgt en wanneer een nieuw gesprek zinvol is? Voeg de afspraak toe aan ‘Documenteer wie over de procesplanning besluit’ en leg een wijziging vast wanneer de bron of de situatie verandert.
Maak zichtbaar welke stukken in het dossier zitten en welke eigenschappen pas bij inspectie kunnen worden gecontroleerd. Bij de vraag ‘Documenteer wie over de procesplanning besluit’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over een objectnummer verandert na de eerste publicatie. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
