Bereid het vervolggesprek voor
Neem ‘Gespecificeerd voorbeeld van kostengrondslag, transport en belastingen’ mee naar het gesprek en kies vooraf wie de eerste vraag kan beantwoorden. Introduceer het punt met ‘Vergelijk de uitkomst met de werkelijke procedurevoorwaarden’. Geef de ander ruimte om de uitgangspunten te corrigeren. Een bijgesteld gegeven hoort zichtbaar in de afspraak, zodat de volgende betrokkene dezelfde versie gebruikt.
Bereid twee mogelijke vervolgen voor. Bij ‘Bereken de opslag vanuit de expliciet aangenomen grondslag en houd vaste kosten apart’ is van belang wie het materiaal controleert. Bij ‘Vraag de aanbieder om een schriftelijke voorbeeldberekening als de grondslag onduidelijk blijft’ wil je weten wanneer opnieuw overleg nodig is. Neem de onzekerheid ‘Welke invloed heeft de tweede conditie op de beslissing?’ in beide routes mee. Een afspraak over het antwoord is concreter als ook een bron, een eigenaar en een eerstvolgend beslismoment zijn genoemd.
De twee condities in het werkblad
Neem het verschil als concrete gespreksvraag mee. Oefenvariant met aangenomen opslag van 10 procent komt uit op 200 euro exclusief btw. Bij oefenvariant met aangenomen opslag van 15 procent staat 300 euro exclusief btw. Het verschil bedraagt 100 euro exclusief btw in opwaartse richting. Laat de gesprekspartner aanwijzen welk uitgangspunt hij of zij herkent, en welk gegeven eerst verduidelijking nodig heeft. Noteer een correctie als nieuwe informatie, met de naam van het stuk waaruit die blijkt.
Bereid voor «Vergelijk de uitkomst met de werkelijke procedurevoorwaarden» één concrete vraag aan de gesprekspartner voor. Onder welke voorwaarde geldt «Oefenvariant met aangenomen opslag van 10 procent», en wie kan uitleggen waarom bij «Oefenvariant met aangenomen opslag van 15 procent» een waarde van 300 euro exclusief btw wordt gebruikt? Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Gespecificeerd voorbeeld van kostengrondslag, transport en belastingen. Noteer bij Vergelijk de uitkomst met de werkelijke procedurevoorwaarden wie het antwoord geeft en wanneer de bevestiging terugkomt. Lees de afspraak terug aan degene die het volgende werkstuk oplevert, zodat het oorspronkelijke voorbeeld en de eigen aantekening uit elkaar blijven. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Lees de afspraak aan het einde hardop terug. Is expliciet wie ‘Markeer welk bedrag de procentuele grondslag is’ uitvoert, welke informatie die persoon meekrijgt en wanneer een nieuw gesprek zinvol is? Voeg de afspraak toe aan ‘Vergelijk de uitkomst met de werkelijke procedurevoorwaarden’ en leg een wijziging vast wanneer de bron of de situatie verandert.
Maak zichtbaar welke stukken in het dossier zitten en welke eigenschappen pas bij inspectie kunnen worden gecontroleerd. Bij de vraag ‘Vergelijk de uitkomst met de werkelijke procedurevoorwaarden’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over het rekenblad telt opgeld dubbel. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
