Bereid het vervolggesprek voor
Neem ‘Tekst en bevestiging van de informatieroute naast een apart conceptproces voor deelname’ mee naar het gesprek en kies vooraf wie de eerste vraag kan beantwoorden. Introduceer het punt met ‘Stem de definitieve deelnamehandeling apart af’. Geef de ander ruimte om de uitgangspunten te corrigeren. Een bijgesteld gegeven hoort zichtbaar in de afspraak, zodat de volgende betrokkene dezelfde versie gebruikt.
Bereid twee mogelijke vervolgen voor. Bij ‘Gebruik een korte specifieke knop voor het opvragen van technische details’ is van belang wie het materiaal controleert. Bij ‘Bied losse ingangen voor dossierinformatie en inspectie als verschillende teams de vragen kunnen opvolgen’ wil je weten wanneer opnieuw overleg nodig is. Neem de onzekerheid ‘Welke invloed heeft de tweede conditie op de beslissing?’ in beide routes mee. Een afspraak over het antwoord is concreter als ook een bron, een eigenaar en een eerstvolgend beslismoment zijn genoemd.
De twee condities in het werkblad
Neem het verschil als concrete gespreksvraag mee. Enkel kort informatieformulier komt uit op 1 schermen. Bij keuze van onderwerp met aansluitend formulier staat 2 schermen. Het verschil bedraagt 1 schermen in opwaartse richting. Laat de gesprekspartner aanwijzen welk uitgangspunt hij of zij herkent, en welk gegeven eerst verduidelijking nodig heeft. Noteer een correctie als nieuwe informatie, met de naam van het stuk waaruit die blijkt.
Bereid voor «Stem de definitieve deelnamehandeling apart af» één concrete vraag aan de gesprekspartner voor. Onder welke voorwaarde geldt «Enkel kort informatieformulier», en wie kan uitleggen waarom bij «Keuze van onderwerp met aansluitend formulier» een waarde van 2 schermen wordt gebruikt? Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Tekst en bevestiging van de informatieroute naast een apart conceptproces voor deelname. Noteer bij Stem de definitieve deelnamehandeling apart af wie het antwoord geeft en wanneer de bevestiging terugkomt. Lees de afspraak terug aan degene die het volgende werkstuk oplevert, zodat het oorspronkelijke voorbeeld en de eigen aantekening uit elkaar blijven. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Lees de afspraak aan het einde hardop terug. Is expliciet wie ‘Lees het knoplabel zonder de begeleidende tekst’ uitvoert, welke informatie die persoon meekrijgt en wanneer een nieuw gesprek zinvol is? Voeg de afspraak toe aan ‘Stem de definitieve deelnamehandeling apart af’ en leg een wijziging vast wanneer de bron of de situatie verandert.
Maak zichtbaar welke stukken in het dossier zitten en welke eigenschappen pas bij inspectie kunnen worden gecontroleerd. Bij de vraag ‘Stem de definitieve deelnamehandeling apart af’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over de knop voor een informatievraag. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
