Scheid de vraag van de stukken
Begin met het materiaal ‘Getelde objectlijst, fotodatum en locatie van de inspectie’. Schrijf er de herkomst, de beschikbare versie en de datum van de beslissing naast. Als een onderdeel alleen mondeling bekend is, vermeld je wie het kan bevestigen. Zo ontstaat een bruikbaar onderscheid tussen iets dat al in het dossier staat en een verwachting die nog besproken moet worden.
Het werkproduct voor deze stap is ‘Noteer datum en persoon van de telling’. Zet daarin één open punt apart. In deze casus is dat ‘Welke invloed heeft de tweede conditie op de beslissing?’. Schrijf bij het punt wat je nog nodig hebt om erover te beslissen. Een bron, concrete waarneming of aangewezen verantwoordelijke maakt de vervolgstap beter uitvoerbaar dan een algemene afspraak om later opnieuw te kijken.
De twee condities in het werkblad
Lijst bij de eerste opname komt uit op 18 kratten. Bij nieuwe telling na herinrichting van de opslag staat 14 kratten. Het verschil bedraagt 4 kratten in neerwaartse richting. Bij het inventariseren helpt dit paar om te controleren of ‘Getelde objectlijst, fotodatum en locatie van de inspectie’ wel beide condities beschrijft. Ontbreekt één kant, dan hoort die beperking in ‘Noteer datum en persoon van de telling’.
Open voor de inventarisatie een werkregel met als opschrift «Noteer datum en persoon van de telling». Registreer bij «Lijst bij de eerste opname» de waarde 18 kratten. Registreer 14 kratten op een afzonderlijke regel voor «Nieuwe telling na herinrichting van de opslag». Zet naast beide de herkomst, datum en afbakening. Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Getelde objectlijst, fotodatum en locatie van de inspectie. Komt het benodigde gegeven alleen in een gesprek ter sprake, laat de aangewezen gesprekspartner het dan bevestigen voordat je de regel als gecontroleerd markeert. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Neem ‘Tel beschadigde sets afzonderlijk’ pas op nadat duidelijk is welke informatie daarvoor beschikbaar is. Gebruik je inventaris als overdracht. Zet bij ‘Noteer datum en persoon van de telling’ de naam van de verantwoordelijke, de nog ontbrekende bron en het moment waarop je het punt opnieuw beoordeelt.
Maak zichtbaar welke stukken in het dossier zitten en welke eigenschappen pas bij inspectie kunnen worden gecontroleerd. Bij de vraag ‘Noteer datum en persoon van de telling’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over de servieskavel met verschillende fotojaren. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
