Bereid het vervolggesprek voor
Neem ‘Besluitbevoegdheid en conceptvoorwaarden met communicatieplan’ mee naar het gesprek en kies vooraf wie de eerste vraag kan beantwoorden. Introduceer het punt met ‘Laat de procedure juridisch toetsen’. Geef de ander ruimte om de uitgangspunten te corrigeren. Een bijgesteld gegeven hoort zichtbaar in de afspraak, zodat de volgende betrokkene dezelfde versie gebruikt.
Bereid twee mogelijke vervolgen voor. Bij ‘Plan een korte beoordelingsperiode als alle bevoegde personen beschikbaar zijn’ is van belang wie het materiaal controleert. Bij ‘Reserveer meer beoordelingstijd wanneer toestemming van andere partijen werkelijk nodig is’ wil je weten wanneer opnieuw overleg nodig is. Neem de onzekerheid ‘Welke invloed heeft de tweede conditie op de beslissing?’ in beide routes mee. Een afspraak over het antwoord is concreter als ook een bron, een eigenaar en een eerstvolgend beslismoment zijn genoemd.
De twee condities in het werkblad
Neem het verschil als concrete gespreksvraag mee. Eén bevoegde beslisser en een compleet dossier komt uit op 2 werkdagen. Bij aanvullende beoordeling door een tweede partij staat 5 werkdagen. Het verschil bedraagt 3 werkdagen in opwaartse richting. Laat de gesprekspartner aanwijzen welk uitgangspunt hij of zij herkent, en welk gegeven eerst verduidelijking nodig heeft. Noteer een correctie als nieuwe informatie, met de naam van het stuk waaruit die blijkt.
Bereid voor «Laat de procedure juridisch toetsen» één concrete vraag aan de gesprekspartner voor. Onder welke voorwaarde geldt «Eén bevoegde beslisser en een compleet dossier», en wie kan uitleggen waarom bij «Aanvullende beoordeling door een tweede partij» een waarde van 5 werkdagen wordt gebruikt? Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Besluitbevoegdheid en conceptvoorwaarden met communicatieplan. Noteer bij Laat de procedure juridisch toetsen wie het antwoord geeft en wanneer de bevestiging terugkomt. Lees de afspraak terug aan degene die het volgende werkstuk oplevert, zodat het oorspronkelijke voorbeeld en de eigen aantekening uit elkaar blijven. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Lees de afspraak aan het einde hardop terug. Is expliciet wie ‘Controleer de bevoegdheid van de beslisser’ uitvoert, welke informatie die persoon meekrijgt en wanneer een nieuw gesprek zinvol is? Voeg de afspraak toe aan ‘Laat de procedure juridisch toetsen’ en leg een wijziging vast wanneer de bron of de situatie verandert.
Maak zichtbaar welke stukken in het dossier zitten en welke eigenschappen pas bij inspectie kunnen worden gecontroleerd. Bij de vraag ‘Laat de procedure juridisch toetsen’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over een aanbieder wil tijd om een uitkomst te beoordelen. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
