Koppel elk onderdeel aan een eigenaar

Schrijf voor deze oefening zes regels op een vel. Neem bijvoorbeeld de verrijdbare werkbanken, de voorraad verpakkingen, de eigen transportkist, een koffiemachine van de leverancier, het gebruik van de bedrijfsruimte en de voortzetting onder de formulenaam. Een partij die de kist koopt, kan die vermoedelijk ophalen. Een partij die op hetzelfde adres verder wil, heeft meer nodig dan het adres of de sleutel. Schrijf bij zulke regels precies welk gebruik of welke afspraak de belangstellende zoekt.

Zoek per onderdeel iets waaruit de positie van de betrokken partij blijkt. Voor de gekochte kist kun je de factuur en de omschrijving van het exemplaar naast elkaar leggen. Voor de koffiemachine lees je eerst het contract. Een onderhoudssticker met het telefoonnummer van een leverancier vertelt je bij wie je een storing meldt, maar nog niet wie beslist of het apparaat met de verkoop mee kan.

Stel dat je aanvankelijk bij drie van de zes onderdelen schriftelijk kunt vaststellen wie bevoegd is om over het onderwerp te spreken. Na gesprekken met de verhuurder en de leverancier komen daar twee bevestigingen bij. Nu is bij vijf van de zes de bevoegde partij bekend. Vermeld per nieuwe bevestiging wat er precies in staat. Een verhuurder kan bevestigen dat een kandidaat bij haar een voorstel voor de ruimte mag indienen zonder nu al een nieuwe huurder te hebben geaccepteerd.

Zet naast de zesde regel wat nog onzeker is en wie je daarvoor benadert. Is dat de voortzetting onder de formulenaam, vraag dan de franchisegever wie een eerste verzoek beoordeelt en welke informatie die persoon nodig heeft. Een teller van vijf op zes zegt niets over het belang van het ontbrekende stuk. Voor de partij die alleen een werkbank zoekt kan het nauwelijks uitmaken, voor de beoogde exploitant kan juist die regel doorslaggevend zijn.

Teken een verbindingslijn tussen onderdelen die voor één kandidaat samen nodig zijn. Bespreek met de aangewezen partijen of ze een gezamenlijke verkenning willen en wie daarbij welke mededeling mag doen. Willen de eigenaren verschillende routes volgen, dan kun je met afzonderlijke omschrijvingen verder. Nodig een gegadigde voor de apparatuur bijvoorbeeld uit om de eigen werkbanken te bekijken en laat de machine uit de omschrijving zolang je de afspraak van de leverancier niet kent. Zo kan iedere belangstellende zelf beoordelen waarvoor hij tijd vrijmaakt.