Scheid de vraag van de stukken
Begin met het materiaal ‘Staatrapport met onderscheid tussen waarneming, test en ontbrekende gegevens’. Schrijf er de herkomst, de beschikbare versie en de datum van de beslissing naast. Als een onderdeel alleen mondeling bekend is, vermeld je wie het kan bevestigen. Zo ontstaat een bruikbaar onderscheid tussen iets dat al in het dossier staat en een verwachting die nog besproken moet worden.
Het werkproduct voor deze stap is ‘Identificeer type en serienummer’. Zet daarin één open punt apart. In deze casus is dat ‘Welke invloed heeft de tweede conditie op de beslissing?’. Schrijf bij het punt wat je nog nodig hebt om erover te beslissen. Een bron, concrete waarneming of aangewezen verantwoordelijke maakt de vervolgstap beter uitvoerbaar dan een algemene afspraak om later opnieuw te kijken.
De twee condities in het werkblad
Ruimte was bij het eerste bezoek afgesloten komt uit op 0 minuten. Bij bevestigd technisch bezoek in de tweede opzet staat 25 minuten. Het verschil bedraagt 25 minuten in opwaartse richting. Bij het inventariseren helpt dit paar om te controleren of ‘Staatrapport met onderscheid tussen waarneming, test en ontbrekende gegevens’ wel beide condities beschrijft. Ontbreekt één kant, dan hoort die beperking in ‘Identificeer type en serienummer’.
Open voor de inventarisatie een werkregel met als opschrift «Identificeer type en serienummer». Registreer bij «Ruimte was bij het eerste bezoek afgesloten» de waarde 0 minuten. Registreer 25 minuten op een afzonderlijke regel voor «Bevestigd technisch bezoek in de tweede opzet». Zet naast beide de herkomst, datum en afbakening. Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Staatrapport met onderscheid tussen waarneming, test en ontbrekende gegevens. Komt het benodigde gegeven alleen in een gesprek ter sprake, laat de aangewezen gesprekspartner het dan bevestigen voordat je de regel als gecontroleerd markeert. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Neem ‘Vraag naar storingshistorie’ pas op nadat duidelijk is welke informatie daarvoor beschikbaar is. Gebruik je inventaris als overdracht. Zet bij ‘Identificeer type en serienummer’ de naam van de verantwoordelijke, de nog ontbrekende bron en het moment waarop je het punt opnieuw beoordeelt.
Maak zichtbaar welke stukken in het dossier zitten en welke eigenschappen pas bij inspectie kunnen worden gecontroleerd. Bij de vraag ‘Identificeer type en serienummer’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over werkende toestand is nog niet vastgelegd. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
