Bereid het vervolggesprek voor
Neem ‘Vragenlog met tijdstip, antwoordhouder en publicatieversie’ mee naar het gesprek en kies vooraf wie de eerste vraag kan beantwoorden. Introduceer het punt met ‘Controleer de ontvangst volgens het gekozen proces’. Geef de ander ruimte om de uitgangspunten te corrigeren. Een bijgesteld gegeven hoort zichtbaar in de afspraak, zodat de volgende betrokkene dezelfde versie gebruikt.
Bereid twee mogelijke vervolgen voor. Bij ‘Maak het objectieve antwoord zonder persoonsgegevens toegankelijk voor alle betrokken deelnemers’ is van belang wie het materiaal controleert. Bij ‘Organiseer een extra inspectiemoment wanneer de aanbieder het antwoord niet kan onderbouwen’ wil je weten wanneer opnieuw overleg nodig is. Neem de onzekerheid ‘Welke invloed heeft de tweede conditie op de beslissing?’ in beide routes mee. Een afspraak over het antwoord is concreter als ook een bron, een eigenaar en een eerstvolgend beslismoment zijn genoemd.
De twee condities in het werkblad
Neem het verschil als concrete gespreksvraag mee. Antwoord alleen aan oorspronkelijke vragensteller komt uit op 1 ontvangers. Bij toelichting via de afgesproken gedeelde route staat 7 ontvangers. Het verschil bedraagt 6 ontvangers in opwaartse richting. Laat de gesprekspartner aanwijzen welk uitgangspunt hij of zij herkent, en welk gegeven eerst verduidelijking nodig heeft. Noteer een correctie als nieuwe informatie, met de naam van het stuk waaruit die blijkt.
Bereid voor «Controleer de ontvangst volgens het gekozen proces» één concrete vraag aan de gesprekspartner voor. Onder welke voorwaarde geldt «Antwoord alleen aan oorspronkelijke vragensteller», en wie kan uitleggen waarom bij «Toelichting via de afgesproken gedeelde route» een waarde van 7 ontvangers wordt gebruikt? Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Vragenlog met tijdstip, antwoordhouder en publicatieversie. Noteer bij Controleer de ontvangst volgens het gekozen proces wie het antwoord geeft en wanneer de bevestiging terugkomt. Lees de afspraak terug aan degene die het volgende werkstuk oplevert, zodat het oorspronkelijke voorbeeld en de eigen aantekening uit elkaar blijven. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Lees de afspraak aan het einde hardop terug. Is expliciet wie ‘Haal de identiteit uit de openbare vraag’ uitvoert, welke informatie die persoon meekrijgt en wanneer een nieuw gesprek zinvol is? Voeg de afspraak toe aan ‘Controleer de ontvangst volgens het gekozen proces’ en leg een wijziging vast wanneer de bron of de situatie verandert.
Maak zichtbaar welke stukken in het dossier zitten en welke eigenschappen pas bij inspectie kunnen worden gecontroleerd. Bij de vraag ‘Controleer de ontvangst volgens het gekozen proces’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over eén kandidaat krijgt een aanvullende toelichting. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
