Scheid de vraag van de stukken
Begin met het materiaal ‘Vragenlog met tijdstip, antwoordhouder en publicatieversie’. Schrijf er de herkomst, de beschikbare versie en de datum van de beslissing naast. Als een onderdeel alleen mondeling bekend is, vermeld je wie het kan bevestigen. Zo ontstaat een bruikbaar onderscheid tussen iets dat al in het dossier staat en een verwachting die nog besproken moet worden.
Het werkproduct voor deze stap is ‘Haal de identiteit uit de openbare vraag’. Zet daarin één open punt apart. In deze casus is dat ‘Welke invloed heeft de tweede conditie op de beslissing?’. Schrijf bij het punt wat je nog nodig hebt om erover te beslissen. Een bron, concrete waarneming of aangewezen verantwoordelijke maakt de vervolgstap beter uitvoerbaar dan een algemene afspraak om later opnieuw te kijken.
De twee condities in het werkblad
Antwoord alleen aan oorspronkelijke vragensteller komt uit op 1 ontvangers. Bij toelichting via de afgesproken gedeelde route staat 7 ontvangers. Het verschil bedraagt 6 ontvangers in opwaartse richting. Bij het inventariseren helpt dit paar om te controleren of ‘Vragenlog met tijdstip, antwoordhouder en publicatieversie’ wel beide condities beschrijft. Ontbreekt één kant, dan hoort die beperking in ‘Haal de identiteit uit de openbare vraag’.
Open voor de inventarisatie een werkregel met als opschrift «Haal de identiteit uit de openbare vraag». Registreer bij «Antwoord alleen aan oorspronkelijke vragensteller» de waarde 1 ontvangers. Registreer 7 ontvangers op een afzonderlijke regel voor «Toelichting via de afgesproken gedeelde route». Zet naast beide de herkomst, datum en afbakening. Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Vragenlog met tijdstip, antwoordhouder en publicatieversie. Komt het benodigde gegeven alleen in een gesprek ter sprake, laat de aangewezen gesprekspartner het dan bevestigen voordat je de regel als gecontroleerd markeert. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Neem ‘Controleer het antwoord op de objectlijst’ pas op nadat duidelijk is welke informatie daarvoor beschikbaar is. Gebruik je inventaris als overdracht. Zet bij ‘Haal de identiteit uit de openbare vraag’ de naam van de verantwoordelijke, de nog ontbrekende bron en het moment waarop je het punt opnieuw beoordeelt.
Maak zichtbaar welke stukken in het dossier zitten en welke eigenschappen pas bij inspectie kunnen worden gecontroleerd. Bij de vraag ‘Haal de identiteit uit de openbare vraag’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over eén kandidaat krijgt een aanvullende toelichting. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
