Bereid het vervolggesprek voor
Neem ‘Getelde objectlijst, fotodatum en locatie van de inspectie’ mee naar het gesprek en kies vooraf wie de eerste vraag kan beantwoorden. Introduceer het punt met ‘Controleer de omschrijving vlak voor vrijgave’. Geef de ander ruimte om de uitgangspunten te corrigeren. Een bijgesteld gegeven hoort zichtbaar in de afspraak, zodat de volgende betrokkene dezelfde versie gebruikt.
Bereid twee mogelijke vervolgen voor. Bij ‘Publiceer uitsluitend de getelde aantallen en maak een actuele overzichtsfoto’ is van belang wie het materiaal controleert. Bij ‘Beschrijf de onzekerheid expliciet en laat de aanbieder eerst ruimte reserveren voor een nieuwe telling’ wil je weten wanneer opnieuw overleg nodig is. Neem de onzekerheid ‘Welke invloed heeft de tweede conditie op de beslissing?’ in beide routes mee. Een afspraak over het antwoord is concreter als ook een bron, een eigenaar en een eerstvolgend beslismoment zijn genoemd.
De twee condities in het werkblad
Neem het verschil als concrete gespreksvraag mee. Lijst bij de eerste opname komt uit op 18 kratten. Bij nieuwe telling na herinrichting van de opslag staat 14 kratten. Het verschil bedraagt 4 kratten in neerwaartse richting. Laat de gesprekspartner aanwijzen welk uitgangspunt hij of zij herkent, en welk gegeven eerst verduidelijking nodig heeft. Noteer een correctie als nieuwe informatie, met de naam van het stuk waaruit die blijkt.
Bereid voor «Controleer de omschrijving vlak voor vrijgave» één concrete vraag aan de gesprekspartner voor. Onder welke voorwaarde geldt «Lijst bij de eerste opname», en wie kan uitleggen waarom bij «Nieuwe telling na herinrichting van de opslag» een waarde van 14 kratten wordt gebruikt? Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Getelde objectlijst, fotodatum en locatie van de inspectie. Noteer bij Controleer de omschrijving vlak voor vrijgave wie het antwoord geeft en wanneer de bevestiging terugkomt. Lees de afspraak terug aan degene die het volgende werkstuk oplevert, zodat het oorspronkelijke voorbeeld en de eigen aantekening uit elkaar blijven. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Lees de afspraak aan het einde hardop terug. Is expliciet wie ‘Noteer datum en persoon van de telling’ uitvoert, welke informatie die persoon meekrijgt en wanneer een nieuw gesprek zinvol is? Voeg de afspraak toe aan ‘Controleer de omschrijving vlak voor vrijgave’ en leg een wijziging vast wanneer de bron of de situatie verandert.
Maak zichtbaar welke stukken in het dossier zitten en welke eigenschappen pas bij inspectie kunnen worden gecontroleerd. Bij de vraag ‘Controleer de omschrijving vlak voor vrijgave’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over de servieskavel met verschillende fotojaren. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
