Bereid het vervolggesprek voor
Neem ‘Besluitnotitie met informatiegrenzen en beschrijving van het beoogde proces’ mee naar het gesprek en kies vooraf wie de eerste vraag kan beantwoorden. Introduceer het punt met ‘Bespreek wanneer welke samenvatting openbaar mag worden’. Geef de ander ruimte om de uitgangspunten te corrigeren. Een bijgesteld gegeven hoort zichtbaar in de afspraak, zodat de volgende betrokkene dezelfde versie gebruikt.
Bereid twee mogelijke vervolgen voor. Bij ‘Verken een onderhandse route met enkele passende partijen en gerichte toegang’ is van belang wie het materiaal controleert. Bij ‘Verken een gefaseerde procedure met een sobere openbare beschrijving en afgeschermde verdieping’ wil je weten wanneer opnieuw overleg nodig is. Neem de onzekerheid ‘Welke invloed heeft de tweede conditie op de beslissing?’ in beide routes mee. Een afspraak over het antwoord is concreter als ook een bron, een eigenaar en een eerstvolgend beslismoment zijn genoemd.
De twee condities in het werkblad
Neem het verschil als concrete gespreksvraag mee. Selectieve eerste gespreksronde komt uit op 2 ontvangers. Bij brede ronde na individuele toegangsbeoordeling staat 6 ontvangers. Het verschil bedraagt 4 ontvangers in opwaartse richting. Laat de gesprekspartner aanwijzen welk uitgangspunt hij of zij herkent, en welk gegeven eerst verduidelijking nodig heeft. Noteer een correctie als nieuwe informatie, met de naam van het stuk waaruit die blijkt.
Bereid voor «Bespreek wanneer welke samenvatting openbaar mag worden» één concrete vraag aan de gesprekspartner voor. Onder welke voorwaarde geldt «Selectieve eerste gespreksronde», en wie kan uitleggen waarom bij «Brede ronde na individuele toegangsbeoordeling» een waarde van 6 ontvangers wordt gebruikt? Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Besluitnotitie met informatiegrenzen en beschrijving van het beoogde proces. Noteer bij Bespreek wanneer welke samenvatting openbaar mag worden wie het antwoord geeft en wanneer de bevestiging terugkomt. Lees de afspraak terug aan degene die het volgende werkstuk oplevert, zodat het oorspronkelijke voorbeeld en de eigen aantekening uit elkaar blijven. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Lees de afspraak aan het einde hardop terug. Is expliciet wie ‘Verwijder herkenbare klantnamen uit de samenvatting’ uitvoert, welke informatie die persoon meekrijgt en wanneer een nieuw gesprek zinvol is? Voeg de afspraak toe aan ‘Bespreek wanneer welke samenvatting openbaar mag worden’ en leg een wijziging vast wanneer de bron of de situatie verandert.
Maak zichtbaar welke stukken in het dossier zitten en welke eigenschappen pas bij inspectie kunnen worden gecontroleerd. Bij de vraag ‘Bespreek wanneer welke samenvatting openbaar mag worden’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over een vertrouwelijke bedrijfsverkoop met weinig gegadigden. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
